Инструкция по делопроизводству в Администрации Денисовского сельского поселения icon

Инструкция по делопроизводству в Администрации Денисовского сельского поселения



НазваниеИнструкция по делопроизводству в Администрации Денисовского сельского поселения
страница1/5
Дата конвертации11.01.2013
Размер1.05 Mb.
ТипИнструкция
источник
  1   2   3   4   5




Администрация

Ремонтненского района

Ростовской области


РАСПОРЯЖЕНИЕ


23. 03. 2012 г.

п. Денисовский

13


Об утверждении Инструкции
по делопроизводству в Администрации
Денисовского сельского поселения в новой редакции


В целях дальнейшего совершенствования системы документационного обеспечения управленческой деятельности Администрации Денисовского сельского поселения, установления единого порядка ведения делопроизводства в Администрации Денисовского сельского поселения,

1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в Администрации Денисовского сельского поселения в новой редакции согласно приложению.

2. Контроль за выполнением распоряжения оставляю за собой.


Глава Денисовского сельского поселения В. Г. Гладкий


Приложение

к распоряжению

Администрации Денисовского сельского поселения

от 23. 03. 2012 г. № 13


ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству в Администрации Денисовского сельского поселения



1. Общие положения


1.1. Настоящая Инструкция по делопроизводству в Администрации Денисовского сельского поселения (далее – Инструкция) устанавливает единую систему делопроизводства и рационального документооборота, создания и оформления документов, порядок работы с документами в Администрации Денисовского сельского поселения (далее – Администрация поселения).

1.2. Инструкция разработана в соответствии с федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477, Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 23.12.2009 № 76, ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», Регламентом Администрации Денисовского сельского поселения

1.3. В целях автоматизации делопроизводства в Администрации поселения применяется система электронного документооборота и делопроизводства «Дело» (далее – система «Дело»). Порядок работы с системой «Дело» определяется соответствующей инструкцией для работы пользователей.

1.4. Требования настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов с помощью информационных технологий. Компьютерные (автоматизированные) технологии обработки информации, содержащейся в документах, должны отвечать требованиям настоящей Инструкции. Внедрение и сопровождение информационных технологий в работе с электронными документами производятся во взаимодействии с министерством информационных технологий и связи Ростовской области.

1.5. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну. Работа с секретными документами регламентируется Инструкцией по обеспечению режима секретности в Российской Федерации и проводится в помещениях, оборудованных соответствующим образом.

1.6. Требования Инструкции к работе с бухгалтерской и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки к передаче документов на архивное хранение.

1.7. Методическое руководство организацией, ведением и совершенствованием делопроизводства на основе единой политики в Администрации поселения, а также контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции осуществляются специалистом по общим вопросам.

1.8. Выполнение требований Инструкции обязательно для всех работников Администрации поселения. Работник, ответственный за делопроизводство в Администрации поселения, обеспечивает его организацию и ведение в соответствии с Инструкцией, знакомит работников, в том числе вновь принятых, с требованиями Инструкции.

1.9. Работники Администрации поселения несут установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований Инструкции, а также разглашение и передачу служебных документов, их копий и проектов без разрешения руководителя Администрации поселения.

1.12. В целях сохранности и своевременного исполнения документов при освобождении работника от должности, нахождении его в отпуске, в том числе учебном, а также в случае его временного отсутствия по иным уважительным причинам все находящиеся у него на исполнении служебные документы по указанию соответствующего руководителя передаются другому работнику.

1.13. Об утрате служебных документов с грифом «Для служебного пользования» (ДСП), проектов постановлений, распоряжений Администрации поселения, распоряжений Администрации поселения (по личному составу), служебной корреспонденции сообщается руководителю, который организует проведение служебного расследования.


2. Основные понятия


В настоящей Инструкции используются следующие основные понятия:

документирование – фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

делопроизводство – деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в органах власти;

документ – официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот органа исполнительной власти;

электронный документ – документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронно-вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;

электронная подпись – реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа электронной подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;

реквизит документа – обязательный элемент оформления документа;

подлинник документа – первый или единственный экземпляр документа;

копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

документооборот – движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

регистрация документа – присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, формируемых в органе исполнительной власти, с указанием сроков их хранения;

экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения с состав Архивного фонда Российской Федерации;

дело – совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности органа исполнительной власти.


3. Состав управленческих документов Администрации поселения

3.1. Деятельность Администрации поселения обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации. Ее состав определяется компетенцией Администрации поселения, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимодействия между Администрацией поселения и Администрацией района, другими государственными органами и организациями.

Функции управления в Администрации поселения реализуются с помощью организационно-распорядительной документации, которая включает в себя правовые акты, распорядительные, организационные и информационно-справочные документы.

3.2. Правовой акт Администрации Денисовского сельского поселения – официальный документ, фиксирующий принятие правового решения по вопросам исполнения полномочий Денисовского сельского поселения, принятый исполнительно-распорядительным органом Денисовского сельского поселения или должностным лицом в пределах их компетенции, документально оформленный, обязательный для исполнения на территории Денисовского сельского поселения, имеющий нормативный или ненормативный характер.

Правовыми актами Денисовского сельского поселения являются:

решения Собрания депутатов Денисовского сельского поселения;

постановления Администрации Денисовского сельского поселения;

распоряжения Администрации Денисовского сельского поселения;

распоряжения Администрации Денисовского сельского поселения (по личному составу);

3.3. Распорядительные документы.

Распорядительный документ – вид письменного документа, в котором фиксируются решения административных и организационных вопросов, вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности Администрации поселения, не утвержденные правовыми актами.

К распорядительным документам относятся:

решения коллегии Администрации Денисовского сельского поселения;

решения других совещательных, консультативных и координационных органов;

поручения должностных лиц и др.

3.4. Организационные документы.

Организационные документы – это инструктивные, методические, иные документы, не утвержденные правовыми актами.

К организационным документам относятся:

правила;

инструкции (методические рекомендации);

планы.

3.4.1. Положение, правила, инструкция.

Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила, регулирующие какие-либо правоотношения.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных правовых актов.

3.4.2. План.

План – документ, устанавливающий перечень намечаемых к выполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем, а также определяющий конкретных исполнителей.

3.5. Информационно-справочные документы.

Информационно-справочные документы – документы, констатирующие факты, являющиеся основанием для принятия решений и издания распорядительных документов.

К информационно-справочным документам относятся:

протокол;

служебное письмо;

акт;

докладная, объяснительная и служебная записки;

стенограмма;

отчет и др.

3.5.1. Протокол.

Протокол – документ информационного характера, предназначенный для фиксации хода рассмотрения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных, совещательных, координационных, экспертных и других органов, совещаний.

Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), рабочих поездок, официальных визитов, представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений.

3.5.2. Служебные письма.

Служебные письма в Администрации поселения готовятся как:

ответы о выполнении поручений Главы Ремонтненского района и его заместителей;

исполнение поручений Главы Денисовского сельского поселения в связи с обращениями граждан;

сопроводительные письма к проектам правовых актов Администрации Денисовского сельского поселения;

ответы на запросы юридических и физических лиц;

инициативные письма.

3.5.3. Акт.

Акт – документ, составляемый несколькими лицами и подтверждающий установленные ими факты или события.

3.5.4. Докладная, объяснительная и служебная записки.

Докладная записка – документ, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Объяснительная записка – документ, поясняющий какое-либо действие, факт или событие.

Служебная записка (разновидность письма) – форма внутренней переписки.

3.5.5. Стенограмма.

Стенограмма – дословная запись докладов и других выступлений на конференциях, совещаниях, собраниях или заседаниях коллегиальных органов, осуществленная методом стенографии или звукозаписи.

3.5.6. Отчет.

Отчет – документ, содержащий сведения о подготовке, проведении и итогах выполнения планов, заседаний, командировок и других мероприятий.


4. Документация Администрации поселения.

Общие правила оформления управленческой документации


4.1. Документация Администрации поселения.

Деятельность Администрации поселения обеспечивается системой взаимосвязанной управленческой документации. Ее состав определяется Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД)ОК 011-93, Регламентом Администрации поселения.

4.2. Общие правила оформления документов.

4.2.1. При подготовке организационно-распорядительных документов применяется программа Microsoft Office Word. В документах используется шрифт Times New Roman, начертание – обычный, размер шрифта – 14 пт (при оформлении таблиц допускается 12 пт); одинарный – полуторный межстрочный интервал, выравнивание абзаца по ширине, с отступом первой строки 1,25 см. Для оформления заголовков допускается использование
шрифта размером 14 – 16 пт в зависимости от размеров основного текста.
В документах кавычки оформляются следующим образом: «…».

4.2.2. При оформлении официальных документов устанавливаются следующие размеры полей:

левое – не менее 20 мм;

правое – 10 мм;

верхнее – 20 мм;

нижнее – 20 мм.

4.2.3. При оформлении документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются арабскими цифрами в правом нижнем углу.

4.3. Требования к составу и оформлению реквизитов документа.

4.3.1. При подготовке и оформлении документов в Администрации поселения используются следующие реквизиты:


а

Герб Ростовской области;

б

наименование исполнительно-распорядительного органа;

в

должность лица, подписавшего документ;

г

справочные данные об исполнительно-распорядительном органе;

д

подпись должностного лица;

е

вид документа;

ж

место составления или издания документа;

з

адресат;

и

дата документа;

к

регистрационный номер документа;

л

наименование документа;

м

текст документа;

н

ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

о

отметка о наличии приложений;

п

гриф согласования документа;

р

гриф утверждения документа;

с

виза;

т

оттиск печати;

у

отметка о заверении копии;

ф

отметка об исполнителе;

х

указания по исполнению документа;

ц

отметка о контроле;

ч

отметка об исполнении документа;

ш

отметка о конфиденциальности.


4.3.2. Устанавливаются два варианта расположения реквизитов на бланках – угловой и продольный.

4.3.3. Герб Ростовской области помещают на бланках документов
в соответствии с Областным законом от 28.10.96 г. № 32-ЗС «О Гербе Ростовской области». Герб Ремонтненского района- в соответствии с решением Собрания депутатов Ремонтненского района от 28.04.2007 №109 «О гербе муниципального образования «Ремонтненский район».

4.3.4. Наименование исполнительно-распорядительного органа власти должно соответствовать наименованию, указанному в Уставе данного органа. При наличии сокращенного наименования исполнительно-распорядительного органа власти его помещают в скобках ниже полного.

Автором документа может быть должностное лицо, представляющее орган власти.

4.3.5. Подписание служебных писем и другой корреспонденции в Администрации поселения осуществляется лицами, на то уполномоченными.

В состав реквизита «Должность лица, подписавшего документ» входит наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке).


Например:


Исполнительный директор
ООО «Аквитал» Личная подпись Н.И. Киреев


или


Исполнительный директор Личная подпись Н.И. Киреев


При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается.

Наименования должностей располагаются по левому краю без отступа.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемым должностям.

Например:


Генеральный директор Личная подпись А.Б. Ткаченко


Главный бухгалтер Личная подпись И.П. Васильев


При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.

Например:


Заместитель
Министра юстиции
Российской Федерации

Личная подпись И.П. Васильев

Заместитель
Министра финансов
Российской Федерации

Личная подпись Г.Э. Гришик


При подписании совместного документа первый лист оформляется
не на бланке.


В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.

Например:


Председатель комиссии

Личная подпись

Н.И. Свистунов

Члены комиссии:

Личная подпись

К.П. Федорин




Личная подпись

И.Г. Василенко




Личная подпись

Г.И. Фролов


Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности, инициалов и фамилии. При этом не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.

4.3.6. Справочные данные об исполнительно-распорядительном органе включают: почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению исполнительно-распорядительного органа (номера факсов, адрес электронной почты, адрес официального сайта и др.).

4.3.7. В состав реквизита «Подпись» входят: личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Для подписания электронных документов используется электронная подпись (далее – ЭП).

Все экземпляры документов, остающиеся в делах Администрации поселения, в том числе и приложения, должны содержать подлинные подписи должностных лиц и визы согласования или ЭП.

4.3.8. Вид документа (ПОСТАНОВЛЕНИЕ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, ПРОТОКОЛ, АКТ), составленного или изданного исполнительно-распорядительным органом, должен соответствовать видам документов, предусмотренным ГОСТом 6.30-2003. Наименование вида издаваемого документа указывается на бланке соответствующего вида документов или указывается составителем при подготовке документов.

В письме наименование вида документа не указывают.

4.3.9. Место составления или издания документа (п. Денисовский) указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «наименование исполнительно-распорядительного органа» и «справочные данные об исполнительно-распорядительном органе».

Место составления или издания указывается с учетом принятого административно-территориального деления, оно может включать общепринятые сокращения.

4.3.10. В качестве адресата могут быть органы государственной власти области, органы местного самоуправления, организации; их структурные подразделения; должностные или физические лица.

При адресовании документа в орган власти, организацию или структурное подразделение (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже. Наименования организации и ее структурного подразделения указываются в именительном падеже.

Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):


Минюст России
Управление систематизации
законодательства


При адресовании документа должностному лицу наименование должности указывается в дательном падеже, инициалы указываются перед фамилией.


Например:


ЗАО «Торговый мир»
Бухгалтерия
Главному экономисту
А.С. Петрову

или


Президенту
ЗАО «Факел»
Г.П. Ивановой


Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке.

Например:

Председателю
садового товарищества «Аэро»
И.А. Исаеву


Если документ отправляют в несколько однородных организаций или
в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно.

Например:

Главам администраций

муниципальных образований
Ростовской области


Документ не должен содержать более трех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется список рассылки документа. Список рассылки определяется исполнителем документа.

Документы направляются только тем адресатам, которые имеют отношение к исполнению документа.

Если письмо адресуется организации, указывается ее наименование, затем почтовый адрес. Элементы адреса указываются в последовательности, установленной почтовыми правилами.

Например:


Всероссийский научно-
исследовательский институт
документоведения и архивного дела

Милютинский пер., д. 7а,
101000, г. Москва


или


Министерство образования и науки Российской Федерации
Управление делами
Ведущему специалисту
А.И. Петрову
Краснопресненская наб., 2,
г. Москва, 103274


При адресации документа физическому лицу реквизиты пишутся в следующей последовательности: фамилия, инициалы, название улицы, номер дома, квартиры, название населенного пункта, района, области, почтовый индекс.


Например:


Кирееву И.П.

ул. Садовая, д. 5,
г. Новочеркасск,
Ростовская область,
344018


4.3.11. Даты подписания, утверждения, согласования, а также даты, содержащиеся в тексте, оформляются цифровым способом. Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: число месяца, месяц, год, например: 15.09.2011.

Допускается и словесно-цифровой способ оформления даты, например:
15 сентября 2011 г.

Обязательным является требование единообразия написания дат в одном конкретном документе.

В международной переписке применяется обратная последовательность в написании дат: год, месяц, число месяца, например: 2011.01.17.

Датой документа является день его подписания (правовые акты Администрации поселения, письма, докладные записки, акты и др.), утверждения (инструкция, положение, правила, план, отчет, должностной регламент и др.), события, зафиксированного в документе (протокол). Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Документы вступают в силу со дня их подписания (или утверждения), если в тексте или законодательством не предусмотрена другая дата.

При ссылке в тексте на правовой акт или иной документ обязательно указываются его вид, дата, номер.

Цифровой способ проставления дат используется, как правило, при оформлении служебных писем, справок, заключений, написании поручений, визировании документов.

Датой документа для протокола является день заседания (принятия решения), для акта – день, в котором происходит событие, зафиксированное в документе. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

4.3.12. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе, и одной общей даты.

4.3.13. Наименование документа – краткое содержание (заголовок к тексту) документа может составляться ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 5 строк).

Заголовок должен быть кратким, точно передавать содержание документа и согласовываться с наименованием вида документа.

Заголовок отвечает на вопросы: «о чем?», например: «распоряжение… о создании аттестационной комиссии», «чего?», например: «правила… внутреннего трудового распорядка».

Точка в конце заголовка не ставится.

4.3.14. Текст документа составляется на русском языке, с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно.

Тексты документов излагаются от:

1-го лица единственного числа («прошу рассмотреть вопрос об установлении льготных тарифов», «предлагаю…»);

3-го лица единственного числа («юридический комитет Правительства области не считает возможным…»).

В совместных документах текст излагают от 1-го лица множественного числа («слушали», «решили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности исполнительно-распорядительного органа, (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от 3-го лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).

В текстах правовых актов используются глаголы в форме настоящего времени, придающие тексту предписывающий характер, например:

«Виза включает в себя наименование должности руководителя министерства (ведомства) или его заместителя и личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату»;

«Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют».

В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных правовых актов, изданных исполнительно-распорядительным органом, автором документа указываются наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки, например:

«В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 13.08.97 № 1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации»;

«В соответствии с Областным законом от 01.08.2011 № 635-ЗС «О Правительстве Ростовской области».

Тексты документов оформляются в виде анкеты, таблицы, собственно текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом 2-го лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете», «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. В конце заголовков граф знаки препинания не ставятся. В заголовках строк знаки препинания ставятся только внутри предложения. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы
с заголовками. Подзаголовки граф и строк пишутся со строчной буквы.

В таблице после слов «Итого», «Всего» двоеточие не ставится.

Цифровые величины, если есть дробные числа, при перечислении разделяются точкой с запятой (1,2; 5,1; 6,3).

Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы. На следующих страницах печатаются только номера граф.

Текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст может содержать одну заключительную часть (например, распоряжения – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения; справки, докладные записки – оценку фактов, выводы).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указываются их реквизиты: наименование документа; наименование организации – автора документа; дата документа; регистрационный номер документа; заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.п., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

4.3.15. Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

4.3.16. Отметка о наличии приложений используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к постановлениям, распоряжениям, планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и другим документам.

В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма от границы левого поля.

Например:


Приложение: на 3 л. в 1 экз.


При наличии нескольких приложений в отметке о приложении они нумеруются, указываются наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров.


Например:


Приложения:

1. Справка о подготовке школ к учебному году на 8 л. в 2 экз.




2. Список школ на 3 л. в 2 экз.


Отметка о наличии приложений в правовых актах указывается в тексте, например: согласно приложению № 2 или: (приложение № 2). При наличии одного приложения порядковый номер не ставится. При наличии нескольких приложений на них проставляются порядковые номера. Перед цифровыми обозначениями ставится знак «№».

Например:


Приложение № 3
к постановлению
Правительства
Ростовской области
от 15.08.2011 № 1


Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:


Приложение:

заключение постоянной комиссии по здравоохранению
от 25.04.2001 № 15 и приложения к нему, всего на 21 л.
в 2 экз.


Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о его наличии оформляется следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера, например, служебную тайну, отметка о приложении оформляется следующим образом:


Приложение:

Справка о неплатежеспособных предприятиях, для служебного пользования, рег. № 26-дсп, на 2 л. в 1 экз.


Если приложениями к документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и другие документы), в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, ниже – гриф утверждения документа.

Например:


Приложение
УТВЕРЖДЕНО

Приказом Росархива

от 12.08.2011 № 123

4.3.17. Согласование проекта документа с другими органами власти или должностными лицами оформляются при помощи листа согласования. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом.

При согласовании документа должностным лицом гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО (прописными буквами, без кавычек), должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.

Например:


СОГЛАСОВАНО

Ректор Финансовой академии
при Правительстве
Российской Федерации


Личная подпись И.С. Новикова


Дата


При согласовании документа протоколом коллегиального органа или служебным письмом гриф согласования оформляется следующим образом:


СОГЛАСОВАНО

Письмо министерства информационных технологий

и связи Ростовской области

от 17.08.2011 № 18.04/426


Гриф согласования располагается под реквизитом «подпись» или
на отдельном листе согласования. Лист согласования составляется в случаях, когда содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций,
о чем делается отметка на месте грифа согласования.

Например:


Лист согласования прилагается

Начальник юридического отдела

Личная подпись В.И. Самойлов

Дата


Лист согласования оформляется по следующей форме:


^ ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ
к проекту положения о системе ведения
классификатора управленческой документации


СОГЛАСОВАНО

Заместитель председателя Ространснадзора

Личная подпись К.А. Коротков

Дата

СОГЛАСОВАНО

Заместитель председателя

Росжелдора

Личная подпись И.С. Белова

Дата

4.3.18. Гриф утверждения документа – особый способ введения документа в действие, санкционирующий распространение его на определенный круг организаций, должностных лиц, граждан. Документы утверждаются руководителем организации или вышестоящим руководителем, в компетенцию которых входит решение вопросов.

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (прописными буквами, без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Например:


УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор
закрытого акционерного общества «Фея»

_____________ И.В. Сергеев
(личная подпись)
Дата


При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа правовым актом, решением или протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.

Например:

УТВЕРЖДЕНО
протоколом заседания комиссии по вопросам помилования на территории Ростовской области
от 14.01.2006 № 11


или

УТВЕРЖДЕНО
распоряжением Правительства
Ростовской области
от 23.09.2011 № 12


Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

4.3.19. Согласование документа с должностными лицами оформляется визой, которая включает личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.


При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ.

Например:


Начальник юридического отдела

Личная подпись С.А. Сурков

Дата


На проектах правовых актов, служебных писем, копиях документов, помещаемых в дело, виза проставляется на лицевой стороне документа.

Допускается полистное визирование документа и его приложений.

При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа визу оформляют следующим образом:


Замечания прилагаются

Начальник юридического отдела

Личная подпись С.А. Сурков

Дата


Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются, прилагаются к документу и передаются исполнителю.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

4.3.20. Оттиск печати является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательством или иными нормативными правовыми актами. Печать ставится таким образом, чтобы она захватывала часть слов наименования должностного лица, подписавшего документ, и часть личной подписи должностного лица.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой «МП».

4.3.21. Отметка о заверении копии оформляется на листе копии (выписки из документа) под текстом для свидетельствования верности копии подлиннику документа и включает в себя:

заверительную надпись: «Верно»;

наименование должности лица, заверившего копию;

личную подпись;

расшифровку подписи (инициалы, фамилия);

дату заверения.

Например:


Верно.

Инспектор отдела кадров Личная подпись Ю.М. Петренко

Дата


Если копия документа содержит более одного листа, то листы прошиваются нитками, на обороте последнего листа нитки проклеиваются листом бумаги. Удостоверяющие копию подпись и печать, а также указание количества страниц: «прошито, пронумеровано, скреплено печатью 5(пять) листов» должны заходить на приклеенный лист.

Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются. Допускается заверять отметкой «Верно» каждый лист многостраничной копии документа.

Документы заверяются печатью Администрации поселения в соответствии с настоящей Инструкцией.

При заверении копий правовых актов возможно использование специальных штампов.

Администрация поселения выдает копии только тех документов, которые создаются в Администрации поселения.

При пересылке копии документа Администрации поселения в другие организации или выдаче ее на руки представителю организации она должна быть заверена должностным лицом.

Копии документов рассылаются в структурные подразделения Администрации района, органы местного самоуправления района по электронной почте, нарочно или по системе «Дело» в соответствии с листом рассылки.

Передача копий документа представителям средств массовой информации осуществляется уполномоченными на это должностными лицами.

4.3.22. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы, фамилию исполнителя документа и номер его телефона, которые располагаются на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. Отметка об исполнителе может дополняться указанием должности и структурного подразделения.


Например:


И.В. Петров
249 54 67


4.3.23. Указания по исполнению документа оформляются непосредственно на документе (в заголовочной части документа) или на бланке резолюции.

Указания по исполнению документа (резолюция) включают: фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись руководителя и дату (в том числе отметку «срочно» или «весьма срочно»).

Например:


Морозову Н.В.,

Федосеевой Н.А.


Прошу подготовить проект

договора к 01.12.2011


Подпись Дата


В случае, если в указаниях по исполнению документа поручение дано нескольким должностным лицам, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым, если не оговорено иное. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.

Указания по исполнению документа проставляются между реквизитами адресата и текстом документа. Указания по исполнению электронного документа исполняются в регистрационной карточке (РК) документа в системе «Дело».

Допускается оформление указаний по исполнению документа на отдельных листах бумаги (бланках резолюций). В этом случае листок с резолюцией руководителя является неотъемлемой частью основного документа и скрепляется с ним.

4.3.24. Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации (виды конфиденциальной информации установлены Указом Президента Российской Федерации от 06.03.97 № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера»). Отметка о конфиденциальности на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне, имеет вид «Для служебного пользования».

Отметка проставляется в верхнем правом углу первого листа документа и может дополняться указанием номера экземпляра документа.


5. Особенности работы с электронными документами


5.1. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе «Дело».

5.2. Подтверждение соответствия распечатанного электронного документа его электронному образу возможно штампом «Подписано электронной цифровой подписью» или визой сотрудника, распечатавшего документ.

5.3. Для подтверждения подлинности электронных документов в Администрации поселения используются ЭП.


6. Подготовка и оформление правовых актов


6.1. Порядок подготовки, издания и работы с правовыми актами Администрации поселения (далее – правовой акт) определен Регламентом Администрации поселения.

6.2. Требования к оформлению проектов правовых актов.

6.2.1. При оформлении проектов правовых актов используются следующие реквизиты:

Герб Ростовской области;

наименование исполнительно-распорядительного органа;

должность лица, подписавшего документ;

подпись должностного лица;

вид документа;

место составления или издания документа;

дата документа;

регистрационный номер документа;

наименование документа;

текст документа;

отметка о наличии приложений;

отметка об исполнителе (должностное лицо или структурное подразделение, внесшее проект).

6.2.2. Проекты правовых актов должны отвечать следующим требованиям:

быть тщательно отредактированными, иметь краткое, ясное и четкое изложение существа вопроса, исключающее возможность двоякого его толкования, с четко сформулированными и обоснованными целями и задачами;

содержать конкретные предложения, обеспеченные необходимой материально-технической базой, финансированием и исключающие необходимость выпуска документов в дополнение или изменение основного;

содержать указания конкретным исполнителям, реальные сроки исполнения.

Проект правового акта должен содержать также пункт о возложении контроля за исполнением документа на Главу поселения, руководителей структурных подразделений Администрации поселения, других должностных лиц.

Исключения составляют документы по вопросам, не требующим общего контроля, в частности: назначение на должность, увольнение, поощрение, отпуск, командирование, утверждение штатного расписания, присвоение почетного звания и т.п.

Текст правового акта, как правило, состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и постановляющей (распорядительной).

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания документа. Она может начинаться словами «в целях», «в соответствии», «во исполнение» и т.д. Если документ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указываются: наименование вида документа в соответствующем падеже, его дата, номер и заголовок.

Если принимаемый документ отменяет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу...».

6.2.3. Документы (программы, положения, планы, нормы и т.п.), которые предлагается утвердить подготавливаемым проектом правового акта, прилагаются к данному проекту.

Проекты правовых актов, связанные с выделением бюджетных ассигнований, а также влекущие за собой не предусмотренные на текущий год расходы из бюджета, вносятся с пояснительной запиской, содержащей необходимые расчеты, обоснования и прогнозы социально-экономических и иных последствий их реализации.

6.2.4. Проект правового акта по исполнению федерального закона, правового акта Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации или правового акта Ростовской области, правового акта Администрации района, поселения должен содержать ссылку на них. При первом упоминании правового акта указываются его вид, дата, номер и полное название. При повторном упоминании допускается не указывать название правового акта.

Например:

полное наименование – указ Губернатора Ростовской области от 20.09.2011 № 23 «Об объявлении Благодарности Губернатора Ростовской области»;

сокращенное наименование – указ Губернатора Ростовской области от 20.09.2011 № 23.

Реквизиты федеральных, областных, муниципальных правовых актов в одном документе оформляются единообразно.

6.2.5. В проектах правовых актов употребляются официальные наименования органов и организаций. При первом упоминании по тексту используется полное наименование, в последующих – допускается сокращенное.

6.2.6. При подготовке проектов правовых актов применяется программа Microsoft Office Word. В документах используется шрифт Times New Roman, начертание – обычный, размером 14 пт (при оформлении таблиц допускается 12 пт); одинарный межстрочный интервал; выравнивание абзаца – по ширине с отступом первой строки 1,25 см.

Устанавливаются следующие поля документа:

Для книжных параметров страницы:

верхнее – 1,25 см;

левое – 2,3 см;

правое – 1,5 см;

нижнее – 2 см.

Для альбомных параметров страницы:

верхнее – 2,3 см;

левое – 2 см;

правое – 1,5 см;

нижнее – 1,5 см.

6.2.7. Проект правового акта и приложения к нему имеют общую нумерацию страниц, начиная с первой. Номера страниц располагаются в правом нижнем углу документа.

Дата правового акта отделяется от наименования вида акта, как правило, межстрочным интервалом 13 пт, оформляется цифровым способом, печатается шрифтом размером 14 пт центрированным способом, проставляется после подписания акта при его регистрации.

Место издания (п. Денисовский) печатается сразу после даты межстрочным интервалом 13 пт и оформляется центрированным способом, печатается шрифтом 14 пт.

Номер печатается после места издания арабскими цифрами и состоит из знака «№» и порядкового номера, присваемого правовому акту при регистрации.

6.2.8. Заголовок в краткой форме отражает содержание правового акта.

Заголовок печатается от левой границы текстового поля без отступа с прописной буквы без кавычек, выделяется полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится.

Заголовок может занимать до 6 строк.

6.2.9. Текстовая часть проекта отделяется от заголовка 1 – 2 межстрочными интервалами.

Текстовая часть подразделяется на констатирующую часть – преамбулу и постановляющую (в распоряжении – распорядительную) часть.

Преамбула в постановлениях Администрации поселения завершается словами «ПОСТАНОВЛЯЮ:», напечатанными прописными буквами в отдельной строке по центру полужирным шрифтом.

Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами. Пункты могут подразделяться на подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами через точку или строчными буквами русского алфавита со скобкой.

Приложения к проекту оформляются в соответствии с подпунктом 4.3.16 настоящей Инструкции.

6.2.10. Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами. Слова «Глава Денисовского сельского поселения» печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал от левой границы текстового поля. Инициалы и фамилия печатаются от правой границы текстового поля:


  1   2   3   4   5




Похожие:

Инструкция по делопроизводству в Администрации Денисовского сельского поселения iconПостановление 17. 10. 2012г. №95 п. Денисовский Об увеличении должностных окладов, ставок заработной платы работников муниципальных учреждений Денисовского сельского поселения,
Собрания депутатов Денисовского сельского поселения от 10. 11. 2008 №9«Об оплате труда работников, осуществляющих техническое обеспечение...
Инструкция по делопроизводству в Администрации Денисовского сельского поселения iconИнструкция по делопроизводству в Администрации Кормовского сельского поселения
В целях дальнейшего совершенствования системы документационного обеспечения управленческой деятельности Администрации Кормовского...
Инструкция по делопроизводству в Администрации Денисовского сельского поселения iconИнструкция по делопроизводству в Администрации Калининского сельского поселения Ремонтненского района
...
Инструкция по делопроизводству в Администрации Денисовского сельского поселения iconРоссийская Федерация Ремонтненский район Ростовская область Администрация Денисовского сельского поселения
В соответствии с Решением Собрания депутатов Денисовского сельского поселения №13 от 03. 12. 2012 г. «О структуре и штатной численности...
Инструкция по делопроизводству в Администрации Денисовского сельского поселения iconПостановление 23. 05. 2012 года №43 п. Денисовский о внесении изменений в постановление Администрации Денисовского сельского поселения от 30. 12. 2010 года №68 Внести в постановление Администрации Денисовского сельского поселении от 30. 12. 2010г. №68
Внести в постановление Администрации Денисовского сельского поселении от 30. 12. 2010г. №68 «Об утверждении долгосрочной целевой...
Инструкция по делопроизводству в Администрации Денисовского сельского поселения iconПостановление 30. 12. 2011 года №99 п. Денисовский о внесении изменений в постановление Администрации Денисовского сельского поселения от 30. 12. 2010 года №68 Внести в постановление Администрации Денисовского сельского поселении от 30. 12. 2010г. №68
Внести в постановление Администрации Денисовского сельского поселении от 30. 12. 2010г. №68 «Об утверждении долгосрочной целевой...
Инструкция по делопроизводству в Администрации Денисовского сельского поселения iconРаспоряжение
О конкурсной комиссии по проведению конкурса на замещение вакантных должностей муниципальной службы в Администрации Денисовского...
Инструкция по делопроизводству в Администрации Денисовского сельского поселения iconПостановление 17. 07. 2012 г. №59-а п. Денисовский о внесении изменений в постановление Администрации Денисовского сельского поселения от 22.
О внесении изменений в постановление Администрации Денисовского сельского поселения от 22. 12. 2010г №60-а «О порядке выплаты государственной...
Инструкция по делопроизводству в Администрации Денисовского сельского поселения iconАдминистрация Денисовского сельского поселения Ремонтненского района Ростовской области распоряжение №38 от 07. 12. 2011 г. «Об утверждении реестра муниципальных служащих и перечня муниципальных должностей администрации Денисовского сельского поселения»
«Об утверждении Положения о порядке формирования и ведения реестра муниципальных служащих, замещающих должности муниципальной службы...
Инструкция по делопроизводству в Администрации Денисовского сельского поселения iconРешение Об отчете Главы Денисовского сельского поселения о результатах его деятельности, работе Администрации Денисовского сельского поселения за 2011 год и задачах на 2012 год
Федерального закона от 6 октября 2003 года №131-фз «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»,...
Разместите кнопку на своём сайте:
Документы


База данных защищена авторским правом ©lib2.podelise.ru 2000-2013
При копировании материала обязательно указание активной ссылки открытой для индексации.
обратиться к администрации
Документы