Инструкция по делопроизводству в Федеральной службе судебных приставов I. Общие положения icon

Инструкция по делопроизводству в Федеральной службе судебных приставов I. Общие положения



НазваниеИнструкция по делопроизводству в Федеральной службе судебных приставов I. Общие положения
страница1/10
Дата конвертации30.10.2012
Размер2.29 Mb.
ТипИнструкция
источник
  1   2   3   4   5   6   7   8   9   10


ПРИЛОЖЕНИЕ № 1


к приказу Федеральной службы судебных приставов

от

10.12.2010



682



ИНСТРУКЦИЯ

по делопроизводству в Федеральной службе

судебных приставов


I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ


1.1. Инструкция по делопроизводству в Федеральной службе судебных приставов (далее – Инструкция, Служба) устанавливает единые требования
к подготовке, обработке, хранению, использованию образующихся в деятельности Службы документов и порядок документооборота (кроме секретного делопроизводства), обязательные для всех федеральных государственных гражданских служащих (далее – государственные служащие) центрального аппарата и территориальных органов Службы.

1.2. Работа с секретными документами в Службе осуществляется
в соответствии со специальной инструкцией.

Порядок работы с документами, содержащими информацию для служебного пользования, определен постановлением Правительства Российской Федерации
от 03.11.1994 № 1233 «Об утверждении Положения о порядке обращения
со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации,
2005, № 30 (ч. II), ст. 3165).

Особенности работы с информацией ограниченного доступа, не содержащей сведений, составляющих государственную тайну, порядок обработки персональных данных и порядок применения электронной цифровой подписи устанавливаются отдельными актами Службы, утверждаемыми директором Федеральной службы судебных приставов – главным судебным приставом Российской Федерации
(далее – Директор).

На бухгалтерскую и другую специальную документацию требования Инструкции распространяются лишь в части, касающейся общих принципов работы
с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы
с документами независимо от вида носителя, в том числе на электронные документы, включая их подготовку, обработку, хранение и использование.

Системы электронного документооборота (далее – СЭД), применяемые
в центральном аппарате и территориальных органах Службы, должны обеспечивать выполнение требований Инструкции.

1.4. Правовой основой Инструкции являются Конституция Российской Федерации (Российская газета, 25.12.1993, № 237; Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 1, ст. 1; 2009, № 1, ст. 2), Федеральный конституционный закон от 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации,
2000, № 52 (ч. I), ст. 5021; 2002, № 28, ст. 2780; 2003, № 27 (ч. 1), ст. 2696;
2009, № 46, ст. 5417), федеральные законы от 01.06.2005 № 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 23, ст. 2199), от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 31 (ч. I), ст. 3448; 2010, № 31,
ст. 4196), от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 31 (ч. I), ст. 3451; 2009, № 48,
ст. 5716; 2009, № 52 (ч. 1), ст. 6439; 2010, № 27, ст. 3407; 2010, № 31, ст. 4173),
от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом регулировании» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, № 52, ст. 5140; 2005, № 19,
ст. 1752; 2007, № 19, ст. 2293; 2007, № 49, ст. 6070; 2008, № 30 (ч. 2), ст. 3116;
2009, № 29, ст. 3626; 2009, № 48, ст. 5711; 2010, № 1, ст. 5, ст. 6),
от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 19,
ст. 2060; 2010, № 27, ст. 3410; 2010, № 31, ст. 4196), от 02.10.2007 № 229-ФЗ «Об исполнительном производстве» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2007, № 41, ст. 4849; 2008, № 20, ст. 2251; 2009, № 1, ст. 14; 2009, № 23, ст. 2761; 2009, № 29, ст. 3642; 2009, № 39, ст. 4539, ст. 4540; 2010, № 31, ст. 4182),
от 19.07.2009 № 194-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «О судебных приставах» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 29, ст.3631), от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169;
2006, № 50, ст. 5280; 2007, № 49, ст. 6079; 2008, № 20, ст. 2253),
от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, № 2, ст. 127; 2007, № 46, ст. 5554), от 09.02.2009 № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 7, ст. 776) и другие законодательные акты, указы Президента Российской Федерации
от 13.10.2004 № 1316 «Вопросы Федеральной службы судебных приставов» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 42, ст. 4111;
2006, № 5, ст. 527; 2006, № 8, ст. 895; 2008, № 17, ст. 1815; 2008, № 43, ст. 4921; 2009, № 6, ст. 718; 2009, № 31, ст. 3928; 2010, № 19, ст. 2300),
от 23.05.1996 № 763 «О порядке опубликования и вступления в силу актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, № 22, ст. 2663;
1997, № 20, ст. 2242; 1998, № 33, ст. 3967; 2005, № 28, ст. 2865),
от 06.03.1997 № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, № 10, ст.1127; 2005, № 39, ст. 3925), а также постановления Правительства Российской Федерации от 27.12.1995 № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения
и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации,
1996, № 2, ст. 123; 2001, № 24, ст. 2461; 2006, № 52 (ч. 3), ст. 5587),
от 03.11.1994 № 1233 «Об утверждении Положения о порядке обращения
со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации,
2005, № 30 (ч. II), ст. 3165), от 17.11.2007 № 781 «Об утверждении Положения
об обеспечении безопасности персональных данных при их обработке
в информационных системах персональных данных» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2007, № 48 (ч. 2), ст. 6001), от 13.08.1997 № 1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов
и их государственной регистрации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, № 33, ст. 3895; 1997, № 50, ст. 5689; 1998, № 47, ст. 5771;
1999, № 8, ст. 1026; 2006, № 29, ст. 3251; 2009, № 2, ст. 240; 2009, № 12, ст. 1443; 2010, № 9, ст. 964; 2010, № 21, ст. 2602), от 01.06.2004 № 260 «О Регламенте Правительства Российской Федерации и Положении об Аппарате Правительства Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации,
2004, № 23, ст. 2313; 2006, 23, ст. 2514; 2006, № 29, ст. 3251; 2007, № 32, ст. 4150; 2008, № 14, ст. 1413; 2008, № 21, ст. 2459; 2008, № 49, ст. 5833; 2009 № 11, ст. 1302; 2009, № 12, ст. 1443; 2009, № 19, ст. 2346; 2009, № 36, ст. 4358;
2009, № 49 (ч. 2), ст. 5970, ст. 5971; 2009, № 52 (ч. 2), ст. 6609; 2010, № 9, ст. 964; 2010, № 21, ст. 2602; Бюллетень Верховного Суда Российской Федерации,
2008, № 5, май (извлечения), от 19.01.2005 № 30 «О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 4, ст. 305; 2007, № 43, ст. 5202; 2008, № 9, ст. 852; 2008, № 14, ст. 1413; 2009, № 12, ст. 1429; 2009, № 25, ст. 3060; 2009, № 41, ст. 4790; 2009, № 49 (ч. 2), ст. 5970; 2010, № 22, ст. 2776; 2010, № 40, ст. 5072),
от 28.07.2005 № 452 «О Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 31, ст. 3233; 2007, № 43, ст. 5202; 2008, № 9, ст. 852;
2008, № 14, ст. 1413; 2008, № 46, ст. 5337; 2009, № 12, ст. 1443; 2009, № 19, ст. 2346; 2009, № 25, ст. 3060; 2009, № 47, ст. 5675; 2009, № 49 (ч. 2), ст. 5970;
2010, № 9, ст. 964; 2010, № 22, ст. 2776), от 22.09.2009 № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 39, ст. 4614),
от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 25, ст. 3060), Инструкция по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации, утвержденная приказом Минюста России
от 16.11.2007 № 220, Регламент Федеральной службы судебных приставов, утвержденный приказом ФССП России от 27.10.2006 № 140 (зарегистрирован
в Минюсте России 04.12.2006, регистрационный № 8553), иные нормативные правовые акты, государственный стандарт Российской Федерации
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования
к оформлению документов» (не нуждается в государственной регистрации, письмо Минюста России от 04.04.2003 № 07/3276-ЮД) (Издательство стандартов, 2003), Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству
в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Федерального архивного агентства от 23.12.2009 № 76 (не нуждается
в государственной регистрации, письмо Минюста России
от 26.04.2010 № 01/6756-ДК).

1.5. Организацию и совершенствование делопроизводства на основе единых требований с использованием современных информационных технологий в работе
с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного Инструкцией порядка работы с документами в структурных подразделениях центрального аппарата и территориальных органах Службы осуществляет Управление делопроизводства (далее также – УДП) в соответствии
с положением о нем, утверждаемым Директором.

1.6. Организацию делопроизводства и контроль за соблюдением установленных Инструкцией правил документирования и документооборота
в структурных подразделениях центрального аппарата и территориальных органах Службы, в том числе особенностей делопроизводства при работе с обращениями граждан, осуществляют руководители структурных подразделений центрального аппарата и территориальных органов Службы.

1.7. Государственные служащие структурных подразделений центрального аппарата и территориальных органов Службы несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность
за несоблюдение требований Инструкции, сохранность находящихся у них служебных документов и соблюдение порядка доступа к содержащейся в них информации.

1.8. Документы, содержащие информацию ограниченного доступа,
не подлежат разглашению. Передача их содержания, а также их копий сторонним организациям допускается только с письменного разрешения уполномоченных должностных лиц.

1.9. Ведение делопроизводства осуществляется:

в центральном аппарате Службы, включая обработку входящей, исходящей корреспонденции, обращений граждан, в том числе поданных на личном приеме,
а также организационно-распорядительных документов по основной
и административно-хозяйственной деятельности, редактирование проектов приказов, распоряжений, служебных писем и других документов, контроль хода
и результатов исполнения документов, комплектование архивных фондов, а также координацию работы с документами и другие функции делопроизводства, – Управлением делопроизводства в соответствии с положением о нем
и должностными регламентами государственных служащих УДП;

в структурных подразделениях центрального аппарата Службы, включая получение, учет движения, доведение до исполнителей, контроль исполнения документов, направление внутренних документов в иные структурные подразделения посредством СЭД, передачу исходящих документов в УДП
для отправки, формирование номенклатурных дел, иные процедуры документооборота, – специально уполномоченными лицами (государственными служащими указанных подразделений, совмещающими выполнение делопроизводственных обязанностей с функциональными обязанностями)
в соответствии с их должностными регламентами (далее – ответственные
за делопроизводство);

в аппарате управления территориального органа Службы – подразделением документационного обеспечения в соответствии с положением
о нем и должностными регламентами государственных служащих, в его структурных подразделениях – специально уполномоченными лицами (ответственными
за делопроизводство, делопроизводителями) в соответствии с их должностными регламентами (должностными инструкциями).

1.10. Регистрация, контроль хода и результатов исполнения документов (рассмотрения обращений граждан), другие процедуры документооборота осуществляются в Службе с применением СЭД.

1.11. Об утрате или неисправимом повреждении документа, случаях нарушения правил работы с документами, установленных Инструкцией, государственные служащие структурных подразделений Службы в течение одного часа устно сообщают руководителю структурного подразделения и в Управление делопроизводства. На основании полученного сообщения по распоряжению руководителя структурного подразделения проводится проверка, о результатах которой информируются руководство Службы и Управление делопроизводства.

1.12. Взаимодействие с представителями средств массовой информации, передача им какой-либо служебной информации, документов или их копий осуществляются только подразделениями по взаимодействию со средствами массовой информации в соответствии с положениями о них, а в отдельных
случаях – другими подразделениями по разрешению (поручению) Директора
(в территориальном органе Службы – руководителя территориального органа).

1.13. Перед уходом в отпуск, убытием в командировку, на время болезни
или отстранения от работы и в других случаях временного отсутствия государственные служащие Службы передают находящиеся у них на исполнении документы ответственному за делопроизводство или по указанию руководителя структурного подразделения другому работнику по реестру (исполнительные документы – по акту) с внесением сведений о движении этих документов
в регистрационно-контрольные карточки (иные учетные формы) в СЭД.

В случае перемещения по службе или увольнения работника передача документов и дел осуществляется по акту.

При служебной необходимости в изъятии и передаче другому исполнителю документов, числящихся за отсутствующим работником, руководитель структурного подразделения назначает комиссию численностью не менее трех человек, которая проверяет наличие документов, числящихся за отсутствующим работником, с составлением акта и производит их изъятие с последующей передачей ответственному за делопроизводство.

1.14. Переписка между структурными подразделениями в центральном аппарате и в аппаратах управления территориальных органов Службы осуществляется в случаях, определенных нормативными актами
Российской Федерации, а также актами Службы.

Для совместной проработки проектов документов и обмена информационными материалами между структурными подразделениями в центральном аппарате и аппаратах управления территориальных органов Службы используется внутренняя электронная почта.

1.15. Текст Инструкции с приложениями размещается на общедоступном ресурсе сервера информационной сети Службы.


^ II. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ


Документирование – фиксация информации на материальных носителях
в установленном порядке1;

делопроизводство – деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в федеральных органах исполнительной власти1;

документ – официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот федерального органа исполнительной власти1;

документооборот – движение документов с момента их создания
или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки^ 1;

реквизит документа – обязательный элемент оформления документа1;

подлинник документа – первый или единственный экземпляр документа1;

копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы1;

регистрация документа – присвоение документу регистрационного номера
и запись в установленном порядке сведений о документе^ 1;

номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, формируемых в федеральном органе власти, с указанием сроков их хранения1
(в центральном аппарате, аппарате управления территориального органа, структурном подразделении территориального органа Службы);

дело – совокупность документов или отдельный документ, относящиеся
к одному вопросу или участку деятельности федерального органа исполнительной власти1 (центрального аппарата, аппарата управления территориального органа, структурного подразделения территориального органа Службы);

служба делопроизводства – структурное подразделение федерального органа исполнительной власти, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства
в других структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти1;

электронный документ – документированная информация, представленная
в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком
с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи
по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки
в информационных системах. Электронный документ, электронное сообщение, подписанные электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признаются равнозначными документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если иное не установлено федеральными законами.2 (электронный документ – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме3);

электронная цифровая подпись – реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации
с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе3;

экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации4.


^ III. СОЗДАНИЕ ДОКУМЕНТОВ (ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ)


3.1. Общие требования по оформлению документов


3.1.1. При подготовке документов Службы рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии 6.0 или другой, совместимый
с ним, с использованием шрифтов Times New Roman (Times New Roman
Cyr) размером № 12 (для оформления табличных материалов), 13-15
через 1-1,5 межстрочных интервала.

В отдельных случаях размер шрифта и межстрочные интервалы могут быть изменены. Для выделения части текста документа, наименования, заголовка, примечания могут использоваться полужирное начертание, курсив, подчеркивание или смещение относительно границ основного текста.

3.1.2. Документы в Службе оформляются на бланках установленной формы, на стандартных листах бумаги форматов А4 (210х297 мм), А5 (148х210 мм)
или в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов с определенным их расположением и оформлением.

Бланки Службы имеют обязательные реквизиты, расположенные в порядке, установленном ГОСТ Р 6.30-2003.

Для оформления сопроводительных писем и некоторых других документов могут использоваться бланки с трафаретными частями текста.

При переписке в случаях, предусмотренных Инструкцией, между структурными подразделениями центрального аппарата (структурными подразделениями аппарата управления территориальных органов) Службы бланки не используются.

3.1.3. Каждый напечатанный лист документа Службы, оформленный
как на бланке, так и на стандартных листах бумаги, должен иметь следующие размеры полей: левое – от 20 мм до 30 мм; правое – от 10 мм до 15 мм; верхнее –
не менее 20 мм; нижнее – не менее 20 мм.

При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая
и последующие страницы нумеруются. Порядковые номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами без слова «стр.»
и знаков препинания.

3.1.4. В проектах законодательных и нормативных актов, проектах приказов, распоряжений и указаний Службы рекомендуется употреблять полные наименования федеральных органов исполнительной власти, в протоколах совещаний, заседаний, коллегий, служебных письмах, а также в документах справочного характера
и текстовых приложениях к документам – установленные сокращенные наименования федеральных органов исполнительной власти.

^ 3.1.5. Оформление реквизитов документов

В соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477, для создаваемых в Службе документов установлен следующий состав реквизитов:

Государственный герб Российской Федерации;

наименование федерального органа исполнительной власти;

должность лица, подписавшего документ;

подпись должностного лица;

вид документа;

место составления (издания) документа;

справочные данные о федеральном органе исполнительной власти;

адресат;

дата документа;

регистрационный номер документа;

наименование документа;

текст документа;

ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

отметка о наличии приложений;

гриф согласования;

гриф утверждения;

виза;

оттиск печати;

отметка о заверении копии;

отметка об исполнителе;

указания по исполнению документа;

отметка о контроле документа;

отметка об исполнении документа;

отметка о конфиденциальности.

Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом
и назначением.

Кроме перечисленных реквизитов, при подготовке документов и в процессе работы с документами могут дополнительно использоваться другие реквизиты. Например, отметка о поступлении документа в центральный аппарат (аппарат и структурные подразделения территориального органа) Службы; отметки «Копия», «Контроль ФССП России», «Срочно», «Оперативно», «Подлежит возврату» и др.

При составлении и расположении реквизитов документов рекомендуется соблюдать следующие требования:

3.1.5.1. Государственный герб Российской Федерации

Изображение Государственного герба Российской Федерации помещается
на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом
от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ (в редакции федеральных конституционных законов от 09.07.2002 № 2-ФКЗ, от 30.06.2003 № 1-ФКЗ, от 10.11.2009 № 6-ФКЗ)
«О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, № 52 (ч. I), ст. 5021; 2002, № 28, ст. 2780; 2003, № 27 (ч. 1), ст. 2696; 2009, № 46, ст. 5417).

На бланках документов Службы Государственный герб Российской Федерации изображается в одноцветном варианте и помещается на верхнем поле бланка документа по центру зоны, занятой реквизитом «Наименование федерального органа исполнительной власти».

3.1.5.2. Наименование федерального органа исполнительной власти

Наименование федерального органа исполнительной власти – автора документа (полное и сокращенное), помещаемое на бланках документов, должно соответствовать наименованию, установленному положением о федеральном органе исполнительной власти: Федеральная служба судебных приставов
(ФССП России)
.

Сокращенное наименование федерального органа исполнительной власти помещается в скобках под полным наименованием.

Над наименованием федеральной службы, находящейся в ведении федерального министерства, указывается полное или сокращенное наименование федерального министерства: Министерство юстиции Российской Федерации
или Минюст России.

Наименование территориального органа Службы указывается в соответствии
с приказом Минюста России от 09.04.2007 № 69 (в редакции приказов
Минюста России от 04.06.2007 № 113, от 20.07.2007 № 153; от 17.10.2007 № 202;
от 30.12.2008 № 326) «Об утверждении Положения о территориальном органе Федеральной службы судебных приставов» (зарегистрировано в Минюсте России 23.04.2007, регистрационный № 9305).

Например: Управление Федеральной службы судебных приставов
по Москве
(УФССП России по Москве).

3.1.5.3. Наименование должности лица, подписавшего документ

Наименование должности лица, подписавшего документ, указывается только
в бланке письма Директора под наименованием Службы: Директор.

3.1.5.4. Справочные данные о федеральном органе исполнительной власти

Справочные данные о федеральном органе исполнительной власти указываются в бланках писем и включают в себя: почтовый адрес Службы (территориального органа Службы, отдела судебных приставов), номер телефона, факса, официальный адрес электронной почты и другие сведения по усмотрению руководства Службы (электронный адрес официального Интернет-сайта и т.д.).

3.1.5.5. Вид документа

Наименование вида издаваемого документа (ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ, АКТ) включается в бланк соответствующего вида документов или указывается составителем при подготовке документа.

Наименование вида и разновидности документа не указывается в письмах.

3.1.5.6. Место составления (издания) документа

Место составления или издания документа указывается в бланках документов Службы, за исключением бланков писем. Например: Москва, Саратов и т.п.

3.1.5.7. Дата документа

Датой документа является дата его подписания (приказы, распоряжения, письма, докладные, служебные записки, акты и др.), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет, методические рекомендации и др.), события, зафиксированного в документе (протокол, акт).

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим
или утверждающим документ, службой документационного обеспечения при регистрации документа или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление и др.).

Датой документа, издаваемого совместно двумя или более органами государственной власти (организациями), является дата более поздней подписи.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами: 18.01.2010.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например:
18 января 2010 г.

3.1.5.8. Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа формируется в соответствии с системой регистрации, принятой в Службе, и проставляется в документе на предусмотренном для данного реквизита месте.

Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).

Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит
из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных организациями – авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей расположению наименований организаций в заголовочной
части документа.

3.1.5.9. Ссылка на исходящий номер и дату документа

Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа включается
в состав реквизитов бланка письма. Ссылка на регистрационный номер и дату документа проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.

3.1.5.10. Адресат

Документы адресуют в органы власти, организации, структурные подразделения, должностным лицам, гражданам.

Текст реквизита «Адресат» размещается в правом верхнем углу первого листа документа, в пределах от центра текстового поля до его правой границы.

Строки реквизита «Адресат» центруются относительно самой длинной строки, которая ограничивается правой границей текстового поля, или выравниваются
по левому краю.

Первая строка реквизита «Адресат» печатается на первом листе внутреннего документа от верхней границы текстового поля, на бланке Службы – на одном уровне с полным наименованием федерального органа исполнительной власти – «Федеральная служба судебных приставов».

При адресовании документа в орган власти, организацию или структурное подразделение (без указания должностного лица) их наименования пишутся
в именительном падеже, например:

Министерство юстиции Российской Федерации

или:

Министерство юстиции Российской Федерации


Департамент организации и контроля


При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу – после фамилии.

При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже, например:

Генеральному директору объединения «Ростекстиль»


И.И. Иванову


Почтовый адрес в составе реквизита «Адресат» указывается
в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации
от 05.04.2005 № 221 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, №17, ст. 1556).

Например:

Лаврову Л.Л.


Новоясеневский просп., д.12, кв.32,

Москва, 117574


Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, другие федеральные органы исполнительной власти, территориальные органы федерального органа исполнительной власти в субъектах Российской Федерации.

В реквизите «Адресат» допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.

3.1.5.11. Наименование документа

Наименование документа – краткое содержание (заголовок к тексту) документа – составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 5 строк).

Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок к тексту согласовывается с наименованием вида документа.

Например:

приказ (о чём?): Об утверждении Положения о защите персональных данных государственных служащих и работников Федеральной службы судебных приставов;

письмо (о чём?): Об оказании консультативной помощи;

правила (чего?): Правила внутреннего трудового распорядка.

Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка от левой границы текстового поля.

Заголовок к тексту может занимать до 5 строк по 28-30 знаков в строке.

В проектах законодательных, нормативных и индивидуальных правовых актов заголовок к тексту оформляется по ширине страницы над текстом центрованным способом.

Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал.

3.1.5.12. Текст документа

В Службе документы составляются на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Текст документа излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа
и его назначения в управленческой деятельности.

Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно, а также должно обеспечить однозначное восприятие изложенной в нем информации.

Тексты документов излагаются:

от 1-го лица единственного числа: приказываю подготовить и представить
на рассмотрение; прошу рассмотреть вопрос об установлении льготных тарифов;


от 3-го лица единственного числа: Правительство Российской Федерации постановляет; коллегия постановила; ФССП России не считает возможным;

от 1-го лица множественного числа: просим представить данные; представляем на рассмотрение и утверждение; в протоколах: слушали; выступили; решили (постановили).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа: приказываем, решили.

В текстах законодательных, нормативных и индивидуальных правовых актов используются глаголы в форме настоящего времени, придающие тексту предписывающий характер, например:

«Виза включает в себя наименование должности руководителя министерства (ведомства) или его заместителя и личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату»;

«Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют».

В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных органами власти и управления, документов, ранее изданных органом власти – автором документа, указывается наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия
или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки, например:

«В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. № 1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации»;

«В соответствии с Примерным положением о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденным приказом Росархива от 19 января 1995 г. № 2…».

Если текст содержит несколько поручений, решений, выводов и др., в тексте выделяются разделы, подразделы, пункты, подпункты.

Текст документа может содержать фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты (как правило в текстах приложений).

Текст печатается в установленных границах полей и отделяется от заголовка двумя-тремя дополнительными межстрочными интервалами.

Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Страницы текста нумеруются арабскими цифрами по центру верхнего поля.

3.1.5.13. Отметка о наличии приложений

Отметка о приложении используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к приказам, распоряжениям, указаниям, планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и другим документам.

В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма от границы левого поля и отделяется от основного текста
1-2 дополнительными межстрочными интервалами. Если приложение названо
в тексте письма, в отметке о приложении указывается количество листов

в приложении и количество экземпляров приложения, например:


Приложение:

на 3 л. в 1 экз.


При наличии нескольких приложений, в отметке о приложении
они нумеруются, указываются наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров, например:


Приложение:

1. 1. Справка о доработке … на 2 л. в 1 экз.

2. Заключение на проект … в 2 экз.


Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается, например:


Приложение:

Памятка в 3 экз.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса,
то отметку о его наличии оформляют следующим образом:


Приложение:

на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.


Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера, например, служебную тайну, отметка о приложении оформляется следующим образом:


Приложение:

Справка о неплатежеспособных предприятиях, для служебного пользования, рег. № 26-дсп, на 2 л. в 1 экз.


На приложениях справочного характера к приказам, распоряжениям, указаниям, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам
и другим документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу. Если приложений несколько, они нумеруются
(Приложение № 1, Приложение № 2). Если приложение одно, оно не нумеруется.

В отметке о приложении указывается наименование вида основного документа, его дата и номер:

Приложение № 2

к приказу ФССП России

от 15.02.2010 № 35


Если приложением к документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и др.), в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, ниже – гриф утверждения документа.

Например:

Приложение № 1


УТВЕРЖДЕНО

приказом ФССП России

от 12.11.2009 № 425

3.1.5.14. Гриф согласования

Согласование проекта документа с другими государственными органами власти и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляется грифом согласования.

Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом.

Гриф согласования включает в себя слово СОГЛАСОВАНО (прописными буквами), а также наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату согласования или название документа, подтверждающего согласование, его дату и регистрационный номер, например:


СОГЛАСОВАНО

Заместитель Министра юстиции

Российской Федерации

Подпись, расшифровка подписи

Дата


или


СОГЛАСОВАНО

Письмо Минкультуры России

от 26.09.2009 № 01-18/115


Гриф согласования оформляется под реквизитом «Подпись» (при отсутствии подписи – ниже текста документа) ближе к нижнему полю документа
и выравнивается по левой границе текстового поля.

Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования.

На основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, в данном случае делается отметка «Лист согласования прилагается».

Согласование документа осуществляется:

с вышестоящими органами в случаях, предусмотренных законодательством;

с федеральными органами исполнительной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;

с органами власти, осуществляющими государственный контроль (надзор)
в определенной области деятельности (экологический, пожарный и т.п.);

с подведомственными организациями;

с общественными организациями (при необходимости).

3.1.5.15. Виза

Согласование проекта документа с должностными лицами Службы оформляется визой.

Виза включает в себя личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату согласования (арабскими цифрами), например:


^ Подпись, расшифровка подписи

Дата


При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ, например:


^ Начальник Правового управления

Подпись, расшифровка подписи

Дата


На проектах законодательных актов визы проставляются на лицевой стороне последнего листа законопроекта в нижней его части. На проектах актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра проекта документа.

На документах, подлинники которых помещаются в дела Службы, визы проставляются на оборотной стороне последнего листа документа (приказы, распоряжения и др.).

В служебных письмах визы проставляются на лицевой стороне последнего листа копии документа, помещаемой в дело Службы, в нижней его части
или на оборотной стороне последнего листа подлинника, если письмо пересылается адресату факсимильной связью (по электронной почте) без досылки документа
на бумажном носителе по почте.

На внутренних информационно-справочных документах (докладных, служебных, аналитических записках, справках и др.) визы проставляются
на лицевой стороне последнего листа документа под подписью, ближе к нижнему полю.

Допускается полистное визирование документа и его приложений.

При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа виза дополняется соответствующим указанием, например:


^ Имеются замечания (Согласен с учетом замечаний и др.)

Начальник Управления делами

Подпись, расшифровка подписи

Дата


Замечания, мнения о проекте документа оформляются на отдельном листе
и передаются исполнителю.

3.1.5.16. Подпись должностного лица

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании бланка должностного лица наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы, фамилия).

Например:

^ Заместитель директора Подпись Расшифровка подписи


Не допускается подписывать документы с предлогом «За» или
с проставлением косой черты перед наименованием должности.

Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя, или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с приказом о распределении обязанностей, при этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия.

Исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ.

При подписании документа лицом, исполняющим в соответствии с приказом обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом:

^ И.о. директора Подпись Расшифровка подписи

или:

Исполняющий обязанности

директора Подпись Расшифровка подписи

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности,
но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

При оформлении документа на чистых листах бумаги (без использования официального бланка Службы) в реквизите «подпись» указывается полное наименование должности лица, подписавшего документ, например:


^ Заместитель директора

Федеральной службы судебных приставов –

заместитель главного судебного пристава

Российской Федерации



Подпись



Расшифровка подписи



3.1.5.17. Гриф утверждения

Гриф утверждения проставляется в верхнем правом углу документа, например:

УТВЕРЖДАЮ

Директор Федеральной службы

судебных приставов – главный судебный

пристав Российской Федерации

^ Подпись Расшифровка подписи

Дата


При утверждении документа приказом гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕНО, согласованного в роде и числе с видом утверждаемого документа, наименования вида документа в творительном падеже, его даты и номера, например:


Приложение № 1

УТВЕРЖДЕНО

приказом ФССП России

от 15.04.2009 № 165


3.1.5.18. Оттиск печати

Печать является средством подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Оттиск печати ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами. Оттиск печати ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой «МП» или иным образом.

3.1.5.19. Отметка о заверении копии

Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под текстом оформляется реквизит «Отметка о заверении копии», включающий: указание о месте нахождения подлинника документа, слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; оттиск печати (при представлении копии или выписки из документа
в другую организацию), например:


Подлинник документа находится в деле ФССП России № ____ за _____ г.

Верно

Ведущий специалист Подпись Расшифровка подписи

Дата Оттиск печати


Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки
из документа): «Всего в копии ____ л.». Допускается заверять отметкой «Верно» каждый лист многостраничной копии документа.


3.1.5.20. Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа.

Отметка включает инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона, например:


^ П.П. Петров

(495) 222 22 22


Отметка об исполнителе может дополняться указанием полного наименования его должности, личной подписью исполнителя и датой.

В документах, имеющих гриф конфиденциальности, отметка об исполнителе проставляется на обороте последнего листа каждого экземпляра документа
и дополнительно включает: указание количества отпечатанных экземпляров, фамилию лица, размножившего документ, и дату печатания (размножения) документа, например:


П.П. Петров

(495) 222 22 22


Отп. 5 зкз.

Петров

11.01.2010


3.1.5.21. Указания по исполнению документа

Указания по исполнению документа оформляются непосредственно
на документе (в заголовочной части документа) или на бланке указаний
по исполнению документа.

Указания по исполнению включают: фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись руководителя и дату, например:

Морозову Н.В., Федосеевой Н.А.


Прошу подготовить проект договора
к 05.12.2009


Подпись Дата


3.1.5.22. Отметка о контроле документа

Отметка о контроле документа проставляется посредством штампа
«ФССП России/КОНТРОЛЬ» на верхнем поле первого листа документа справа
на документах, поставленных на централизованный контроль исполнения
в соответствии с поручением по документу Директора (лица, исполняющего его обязанности).

3.1.5.23. Отметка об исполнении документа

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается
и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело состоит из слов «Исполнено. В дело», указания индекса дела, в которое помещается документ, подписи исполнителя или руководителя структурного подразделения, расшифровки подписи (инициалы, фамилия) и даты оформления отметки (арабскими цифрами).

Отметка об исполнении может дополняться информацией об особенностях исполнения документа, а также содержать ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении поручения, содержащегося в резолюции, или, при отсутствии такого документа, слово «Доложено» и краткие сведения
об исполнении.

3.1.5.24. Отметка о поступлении документа

Отметка о поступлении документа в центральный аппарат (аппарат управления или структурное подразделение территориального органа) Службы содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа проставлять в виде штампа или наносить на документ в виде штрихкода.

3.1.5.25. Отметка о конфиденциальности

Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, составляющую служебную тайну, иную конфиденциальную информацию (в том числе персональные данные)5. Отметка о конфиденциальности на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне, имеет вид: «Для служебного пользования».

Отметка проставляется с подчеркиванием в верхнем правом углу первого листа документа и дополняется указанием номера экземпляра документа. Номер экземпляра проставляется ниже отметки о конфиденциальности, отделяется полуторным межстрочным интервалом и центруется по отношению к ней.

3.1.5.26. Идентификатор электронной копии документа

Идентификатор электронной копии документа (имя файла на машинном носителе, дата его создания, а также другие поисковые данные) проставляется
в виде отметки в нижнем колонтитуле каждой страницы документа, в левой
его части шрифтом Times New Roman размером № 8.
  1   2   3   4   5   6   7   8   9   10




Похожие:

Инструкция по делопроизводству в Федеральной службе судебных приставов I. Общие положения iconИ спорту в федеральной службе судебных приставов
В соответствии с Федеральным законом от 21 июля 1997 г. N 118-фз "О судебных приставах" и в целях дальнейшего совершенствования физической...
Инструкция по делопроизводству в Федеральной службе судебных приставов I. Общие положения iconМинистерство юстиции российской федерации федеральная служба судебных приставов приказ
Российской Федерации от 28. 12. 2006 n 1474 "О дополнительном профессиональном образовании государственных гражданских служащих Российской...
Инструкция по делопроизводству в Федеральной службе судебных приставов I. Общие положения iconПравительство российской федерации постановление от 30 июня 2004 г. N 327 об утверждении положения о федеральной службе по ветеринарному и фитосанитарному надзору
Утвердить прилагаемое Положение о Федеральной службе по ветеринарному и фитосанитарному надзору
Инструкция по делопроизводству в Федеральной службе судебных приставов I. Общие положения iconУправление Пенсионного фонда Российской Федерации (государственное учреждение) в Некоузском муниципальном районе Ярославской области
В 2012 году Отделением Пенсионного фонда по Ярославской области и Управлением Федеральной службы судебных приставов продолжается...
Инструкция по делопроизводству в Федеральной службе судебных приставов I. Общие положения iconИнструкция по ведению делопроизводства. Инструкция по работе с обращениями граждан
Положение о структурных подразделениях органа управления образованием (о методическом кабинете, о научно-методическом центре, о диагностической...
Инструкция по делопроизводству в Федеральной службе судебных приставов I. Общие положения iconИнструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти I. Общие положения
В соответствии с п. 11. 1 Типового регламента взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением...
Инструкция по делопроизводству в Федеральной службе судебных приставов I. Общие положения iconФедеральная миграционная служба приказ от 8 июня 2009 г. N 138 об утверждении административного регламента федеральной миграционной службы по исполнению государственной функции по рассмотрению обращений граждан
В соответствии с подпунктом 10 пункта 6 Положения о Федеральной миграционной службе, утвержденного Указом Президента Российской Федерации...
Инструкция по делопроизводству в Федеральной службе судебных приставов I. Общие положения iconПоложение о подготовке граждан российской федерации к военной службе I. Общие положения
Подготовка граждан Российской Федерации (далее именуются граждане) к военной службе организуется в соответствии с Федеральными законами...
Инструкция по делопроизводству в Федеральной службе судебных приставов I. Общие положения iconПоложение об организации работы по охране труда и безопасности жизнедеятельности Общие положения
ФЗ, согласно приказу Минобразования РФ от 11 марта 1998г. №662 «О службе охраны труда образовательного учреждения», типового положения...
Инструкция по делопроизводству в Федеральной службе судебных приставов I. Общие положения iconПоложение об организации работы по охране труда и безопасности жизнедеятельности мбдоу №21 «Белоснежка» Общие положения
ФЗ, согласно приказу Минобразования РФ от 11 марта 1998 г. №662 «О службе охраны труда образовательного учреждения», Типового положения...
Разместите кнопку на своём сайте:
Документы


База данных защищена авторским правом ©lib2.podelise.ru 2000-2013
При копировании материала обязательно указание активной ссылки открытой для индексации.
обратиться к администрации
Документы